15 elementos de costo de proyectos ERP que necesita conocer

¿Cuánto cuesta realmente el proyecto ERP? Un estudio bien conocido en 2002 por el Meta Group (desde que fue adquirido por Gartner) probablemente sea ahora demasiado antiguo para ser un punto de referencia realmente útil. Un estudio ligeramente posterior, en 2007, realizado por Aberdeen Group hizo el hallazgo “notable” de que los costos aumentan a medida que aumenta el número de usuarios.

Hay tantas variables al analizar lo que costará un proyecto de ERP que es poco probable que sea muy útil proporcionar valores promedio para una variedad de tamaños de organización. Sin embargo, el dicho “advertido está prevenido” se puede aplicar para comprender cuáles serán los diversos componentes de costos de un proyecto y, por lo tanto, permitir una mejor planificación, gestión y ejecución del proyecto.

Primero, los obvios:

1. Software

Ya sea que esté implementando en las instalaciones o en la nube, es un hecho que tendrá que pagar por el software que seleccione.

2. Implementación y prueba

Incluso en las pequeñas empresas, los proyectos de ERP no son simples. Necesita instalar y configurar el software para que funcione correctamente. Sin embargo, no tiene que adivinar qué podría ser; si está utilizando una herramienta como Olé Consulting Quantum Architecture , puede tener una buena idea de lo que se requiere implementar de acuerdo con las necesidades de su negocio; también ayuda a crear planes de prueba.

3. Consultores

Los consultores de ERP externos son esenciales para que un proyecto avance y cumpla su promesa. Sin embargo, un problema común es si los consultores están aportando valor todo el tiempo. Con la arquitectura cuántica, puede definir más claramente lo que se debe hacer y decidir qué desea implementar cuando lo necesite; esto le permitirá administrar mejor lo que hacen los consultores y lo que cobran.

4. Migración de datos

Este es un elemento de costo a menudo subestimado. Es el proceso de mapear datos de sistemas antiguos al nuevo sistema ERP, luego convertir y migrar los datos y luego validar que los datos sean correctos. Esto puede ser difícil de estimar con precisión a menos que tenga un conocimiento bueno y actualizado de todos los datos existentes. Los expertos recomiendan migrar solo lo que necesita, pero sea lo que sea que calcule que costará, duplique ese número.

5. Integración

Ninguna empresa tiene un solo sistema del que dependa. Ya sea que distribuya o fabrique, habrá un sistema de línea de negocio (por ejemplo, lectura de códigos de barras) que deberá integrarse con el nuevo ERP.

6. Capacitación

Si se descuenta la capacitación, las posibilidades de que el proyecto ERP falle pueden explotar. Así que no recortes el presupuesto de formación. En estos días, la capacitación es muy adaptable: además de las opciones de capacitación estándar, puede adoptar un enfoque de “capacitar al capacitador”, utilizar el aprendizaje electrónico o tener un programa de certificación.

7. Gestión de proyectos

Pocas organizaciones, excepto las megacorporaciones, emplean gerentes de proyectos dedicados. Si desea un proyecto ejecutado correctamente, debe invertir en un administrador de proyectos profesional. Ya sea que utilice a alguien proporcionado por consultores de implementación o contrate a los suyos, no se pierda este elemento de costo; será dinero bien gastado por adelantado y le ahorrará a largo plazo.

Los menos obvios:

8. Gestión del cambio

La principal razón por la que muchos proyectos grandes de TI fracasan no se debe al software, sino al ‘wetware’: las personas que tienen que trabajar con el nuevo sistema. Eso significa que, desde el principio, cuando comience a planificar el sistema, debe involucrar y obtener la aceptación de las personas que serán los usuarios del sistema. Esta no es solo una reunión, es un proceso metódico continuo para ganar corazones y mentes.

9. Nuevos procesos y políticas comerciales

Si va a obtener valor de un sistema ERP, debe aprovechar la oportunidad para cambiar su negocio para que sea más efectivo. Si su negocio cambia, debe cambiar la forma en que hace las cosas; los procesos y las políticas que tenía en el pasado deben modificarse, lo que obviamente llevará tiempo y dinero.

10. Diseño y planificación iniciales

Aquí se aplica el dicho “No planificar es planear fracasar”. Debe presupuestar el tiempo antes del proyecto para asegurarse de que los objetivos del proyecto ERP sean claros, realistas y acordados. Luego debe asegurarse de que el plan para alcanzar esos objetivos sea factible.

11. Fluencia del alcance

¿Por qué el alcance es un costo? Porque si no tiene cuidado y no se apega estrictamente a los objetivos y planes originales del proyecto, puede salirse de control fácilmente y los costos del proyecto pueden dispararse.

12. Creación de informes

Las empresas confían en los informes para realizar un seguimiento del progreso, comprobar el estado y supervisar el rendimiento. Si bien todos los sistemas ERP brindan plantillas de informes, aún necesitará algunas personalizadas según sus requisitos, así como también crear otras nuevas que sean específicas para su negocio.

13. Costo de personal y tiempo ejecutivo

Espere que parte de su personal y ejecutivos se involucren en el proyecto ERP, ya sea inesperadamente o por más tiempo de lo planeado.

14. Costo de oficina y equipo

Es una buena práctica reservar algo de espacio para una oficina de proyectos, por ejemplo, para que los problemas se puedan abordar de inmediato sin tener que reservar una sala de reuniones.

15. Formación continua

En Olé Consulting tenemos un término: erosión de la aplicación . Esto ocurre cuando no mantiene los conocimientos y habilidades de su personal. Una vez que el proyecto ERP se ha puesto en marcha, debe presupuestar la formación continua para evitar la trampa de erosión de la aplicación.

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