Cinco pasos para un plan exitoso de gestión de cambios de ERP

En mi último blog les presenté a los “gnomos de la resistencia” – esas voces muy humanas que gritan en voces lastimeras (o enojadas) ante la más mínima sugerencia de cambio. Sin embargo, reconocer su humanidad no significa darles licencia para obstaculizar las actividades de implementación de su ERP o incluso ralentizarlas. Como dijo una vez Harold Wilson, ex primer ministro del Reino Unido: “El que rechaza el cambio es el arquitecto de la decadencia”.

Me gustaría añadir a ese pensamiento: “¡El que rechaza la gestión del cambio no le está haciendo ningún favor a su empresa!” Las últimas décadas han visto muchas fallas en la implementación de ERP debido en parte a la falta de aceptación por parte de los empleados. Es posible que recuerde la conmoción por la quiebra relacionada con la implementación de la compañía farmacéutica FoxMeyer Drugs de US $ 5 mil millones, que experimentó un considerable sabotaje por parte de los empleados, incluido el inventario dañado y los pedidos sin completar.

Esos escenarios sombríos son evitables. La clave para administrar al personal durante la implementación de un ERP es hacer un plan de administración de cambios. Sin embargo, incluso antes de eso, la gestión del cambio debe reconocerse explícitamente, en toda la empresa, como una herramienta principal para aprovechar el retorno de su inversión en ERP. Está claro, si lo piensa bien, que las mejores prácticas de su nuevo sistema ERP no se utilizarán ni se podrán utilizar de manera eficaz si sus empleados no están motivados, están poco capacitados y tienen una actitud desalineada. Se trata tanto de dinero como de personas.

En un nivel práctico, es importante reconocer que la gestión del cambio se encuentra en algún lugar de la intersección de la ciencia, el arte y la fe; requiere una mente analítica.

Si es la primera vez que intenta gestionar el cambio de forma proactiva, probablemente debería invertir en un curso de formación o contratar a un consultor, solo para reforzar que ha creado un proceso válido y eficaz. Es imperativo establecer objetivos claros iniciales para el resultado de la implementación de su ERP. Como notará mientras navega por Internet, existen diferentes enfoques para la gestión del cambio, algunos arraigados en la simplicidad, otros insisten en fórmulas que pueden parecer (al menos inicialmente) un poco desalentadoras. Investigue y elija el que tenga sentido para usted.

En mi opinión, hay cinco pasos clave en su viaje de gestión de cambios:

  1. Identifique a todos los que se verán afectados por su próxima implementación de ERP (probablemente este sea un grupo más grande de lo que pensó inicialmente).
  2. Comunique a todos los interesados ​​los cambios que se avecinan y la línea de tiempo en la que se producirán.
  3. Establezca las razones comerciales convincentes que hacen necesaria la implementación de ERP.
  4. Explique cómo deben comportarse los empleados para que el proyecto tenga éxito.
  5. Proporcione actualizaciones frecuentes del proyecto, siempre reiterando los pasos del dos al cuatro.

Si alguna vez siente que se está comunicando en exceso, o que su audiencia podría hacer su presentación porque la han escuchado tantas veces, está exactamente donde quiere estar.

El cambio puede ser más fácil e incluso aceptado cuando se cuenta con la participación del personal y el apoyo de la administración para alcanzar las metas acordadas al inicio del proyecto y que tienen un resultado conocido cuando se implementan. No hay duda de que, en un nivel, ERP es un proyecto técnico que requiere un diseño inteligente, lógica perfecta y matemáticas sofisticadas. Pero no importa cuán robusta sea la solución, el ERP solo tendrá éxito si las personas lo adoptan y lo usan según lo diseñado como su solución.

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