Implementar ERP de manera más efectiva – Parte 1

Parte 1: Construir una casa sobre una base sólida

Difícilmente se lo puede perder en estos días: las preguntas sobre por qué los proyectos de planificación de recursos empresariales ( ERP ) tienen problemas, o peor aún, fallan, aparecen en tantos sitios web. He visto muchas implementaciones de ERP y pensé que tenía algunas respuestas, pero fue solo después de haber estado involucrado en la construcción de una casa que pude ver las similitudes entre los proyectos de construcción y las implementaciones de ERP, y por qué no vemos edificios colapsando en el de la misma manera que fallan algunos proyectos de ERP.

El Panorama Group de Eric Kimberling identificó esta similitud al mismo tiempo que yo estaba construyendo la casa. El requisito fundamental para la construcción es el plano; los dibujos de cómo se verá la casa, cuáles serán sus partes y cómo se construirá.

El problema con los proyectos, especialmente los complejos (como una casa o un proyecto de ERP), es cómo comunicar los diversos componentes, interacciones, jerarquías y responsabilidades a todas las partes involucradas. Necesita una representación que capture todos estos elementos de una manera clara y fácil de entender, incluso si no es un profesional en el campo. Esto garantizará que las diversas partes involucradas puedan lograr la alineación en términos de comprensión común de las necesidades comerciales y las capacidades tecnológicas .

También necesita una forma para que los planes se desarrollen a medida que evolucionan sus ideas y perspectivas. Cuando comienzas a planificar una casa, no entras directamente en los detalles. Puede tener algunas ideas (incluso una visión), pero necesita la orientación de un arquitecto sobre lo que es posible, factible y dentro del presupuesto. Entonces, comienza con dibujos que lo ayudan a decidir sobre la apariencia de la casa, luego pasa a los detalles técnicos y arquitectónicos y, finalmente, a las especificaciones de construcción e ingeniería.

Hasta hace poco, no había una manera fácil para que los ‘novatos en ERP’ vieran el negocio en términos de cómo se vería después de una implementación de ERP. Pero ahora, con la integración del modelado de procesos de negocios ( BPM ) y ERP, esas representaciones visuales (los dibujos) se pueden hacer. Para una implementación de ERP, los requisitos funcionales y los procesos comerciales son como las habitaciones y los materiales de una casa, y un modelo de proceso comercial es el equivalente a los dibujos de un arquitecto. La herramienta Business Process Modeling se puede utilizar de la misma manera que inicia una casa con algunos bocetos iniciales. Le permite ver el negocio desde un alto nivel para asegurarse de que los ejecutivos estén de acuerdo con el “aspecto” antes de entrar en más detalles.

Esta forma gráfica de representar un proyecto ERP puede reemplazar las montañas de documentos de diseño que eran el elemento básico de los proyectos ERP anteriores. Esta pila de papel solía ser la principal documentación que tenía una empresa para describir su estrategia, planes y procesos. La triste realidad es que probablemente solo unas pocas personas los leyeron, y aún menos los entendieron.

Ya es hora de que ” el gran documento de requisitos malditos debe morir “. Lo que se necesita es una herramienta que pueda capturar el alcance en diferentes niveles en un solo lugar, que proporcione trazabilidad entre los requisitos comerciales y las capacidades de TI, y que utilice mejores medios de comunicación para ilustrar que el texto común de estilo legal de muchos documentos de proyectos.

Si es un implementador de ERP, ¿cómo experimentó la comunicación a través de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos? Si ha experimentado un proyecto ERP como usuario empresarial en el pasado, ¿qué pensó de los documentos del proyecto que tuvo que usar?

En Olé Consulting, ahora proporcionamos una herramienta que puede reemplazar el documento del gran proyecto, que es gráfico y muestra cómo funcionan las funciones BPM y ERP integradas: Olé Consulting Process Modeling (SPM). El analista Brian Sommer describió la combinación como ” una necesidad clave del mercado medio “. Con SPM creemos que nuestros clientes obtendrán más valor y tendrán un riesgo mucho menor de problemas en sus proyectos de implementación de ERP.

En la Parte 2: Cambiar el sistema a medida que cambian las realidades comerciales

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